4.5 - Hubungan dan Interaksi dengan Bahagian Fungsian Lain

Bahagian fungsian dalam sesebuah perniagaan saling bergantung untuk menjalankan operasi.

4.5.1 Tujuan dan Kepentingan Interaksi dengan Organisasi Luar

Tujuan interaksi ialah mewujudkan komunikasi dengan pihak luar seperti pembekal, pembiaya, pelabur, agensi kerajaan dan pelanggan.

• Jaringan perniagaan yang lebih luas mengukuhkan operasi dan membantu perniagaan bertahan dalam pasaran.
• Hubungan sedia ada yang lebih kukuh membantu perniagaan mencapai matlamatnya.
• Kerjasama strategik dapat dijalin dengan perniagaan lain yang berpotensi menjadi rakan kerjasama.
• Sumber perniagaan seperti bahan mentah, pembiayaan dan kepakaran lebih mudah diperoleh melalui hubungan dengan pihak luar.

Pihak	Bentuk interaksi
Pembekal	Perniagaan menetapkan kuantiti tempahan dan jumlah bayaran dengan pembekal. Hubungan yang baik melancarkan urus niaga dan membantu memperoleh harga yang lebih rendah serta penghantaran yang cepat dan berkualiti.
Pelanggan	Pelanggan menghubungi peniaga apabila berminat dengan tawaran. Peniaga pula mendekati pelanggan untuk menerangkan tawaran dan menggalakkan pembelian.
Bank	Perniagaan memohon pembiayaan. Bank menilai daya saing dan kemampuan perniagaan membayar balik pinjaman.
Agensi kerajaan	Perniagaan berurusan dengan agensi kerajaan untuk mendapatkan kelulusan atau menyertai tender.

4.5.2 Aliran Maklumat

Aliran maklumat ialah proses memindahkan maklumat daripada satu perniagaan kepada perniagaan lain. Komunikasi berkesan apabila penerima memahami maksud yang dimaksudkan oleh penghantar. Maklum balas menunjukkan sejauh mana maksud itu difahami.

1. Penghantar mencetuskan idea dan membentuk mesej. Contohnya, ketua eksekutif Proton menyampaikan maklumat kepada pengurus cawangan dan bahagian. Pengurus pemasaran pula menyediakan taklimat strategi pemasaran untuk keluaran baharu Proton Perdana.
2. Enkod menukarkan idea kepada bentuk yang boleh difahami, seperti tulisan, gambar atau pertuturan. Pengurus boleh menggunakan gambar dan video untuk menerangkan strategi.
3. Saluran ialah kaedah menyampaikan mesej. Penghantar memilih antara media audio, visual dan bertulis atau menggabungkannya. Pengurus pemasaran Proton boleh menggunakan gabungan audio dan visual.
4. Dekod berlaku apabila penerima mentafsirkan mesej yang diterima.
5. Penerima memahami mesej berdasarkan pengalaman, budaya dan latar belakang seperti keluarga atau pendidikan. Dalam contoh Proton, penyelia pemasaran dan jurujual menerima penerangan tersebut.
6. Maklum balas ialah tindak balas penerima kepada penghantar melalui kata-kata, tulisan, bahasa badan atau mimik muka. Perbincangan dengan penyelia dan jurujual membantu pengurus mengetahui sama ada strategi itu difahami sepenuhnya, sebahagiannya atau gagal difahami.

Gangguan ialah unsur luaran, termasuk keadaan persekitaran, yang boleh menjejaskan penyampaian mesej atau maklum balas. Apabila mesej disampaikan melalui beberapa orang, perbandingan mesej akhir dengan mesej asal dapat menunjukkan perubahan yang berlaku semasa penyampaian.

4.5.3 Aliran Barang dan Perkhidmatan

Aliran barang dan perkhidmatan ialah proses pemindahan barang atau perkhidmatan antara perniagaan. Prosedur yang ditetapkan melancarkan pemindahan dan menyelaraskan tugas bahagian yang terlibat. Pesanan peralatan sukan oleh sebuah sekolah menggambarkan aliran ini.

1. Pemasaran menyediakan katalog jenis dan harga barang atau perkhidmatan. Pemasaran dan jualan terlibat dalam pengedarannya kepada pelanggan sasaran yang mampu membeli. Contohnya, katalog peralatan sukan diedarkan kepada badan sukan dan sekolah.
2. Jualan menerima pesanan sekolah mengikut item, harga dan kuantiti yang dipersetujui.
3. Jualan dan pengeluaran menyelaraskan jadual. Jualan menyampaikan butiran pesanan, manakala pengeluaran mengenal pasti jenis dan kuantiti sumber yang diperlukan.
4. Pembelian memesan bahan mentah dalam jumlah yang mencukupi untuk pengeluaran yang dijadualkan.
5. Kewangan menerima invois pembekal dan membayar bekalan bahan mentah. Bayaran ini merupakan aliran keluar wang.
6. Pengeluaran memproses bahan mentah menjadi peralatan yang dipesan. Pengagihan menghantar peralatan itu kepada sekolah.
7. Kewangan menghantar invois kepada sekolah yang menyatakan barang dan jumlah yang perlu dibayar. Perniagaan kemudian menerima bayaran mengikut invois.