4.2 - Tujuan Setiap Bahagian Fungsian

Tujuan pembahagian fungsi

Pembahagian fungsi mempercepat kerja, meningkatkan kecekapan dan menyokong pencapaian visi, misi dan objektif perniagaan.

• Pengkhususan tugas membolehkan pekerja menumpukan perhatian pada bidang masing-masing.
• Pengalaman melakukan tugas yang sama dalam satu jabatan membantu meningkatkan kemahiran pekerja.
• Bidang pengkhususan yang sama memudahkan latihan pekerja baharu.
• Perkongsian sumber mengurangkan kos dan masalah pengurusan.

4.2.1 Bahagian Fungsian Pentadbiran

• Maksud. Pentadbiran melaksanakan tugas yang ditetapkan untuk mencapai visi, misi dan objektif perniagaan.
• Tujuan. Menyokong bahagian lain supaya kegiatan perniagaan berjalan lancar.
• Peranan. Menerima, mengurus dan menyimpan rekod, menyediakan dokumen syarikat dan menyelaras program seperti mesyuarat.

4.2.2 Bahagian Fungsian Pengurusan Sumber Manusia

• Maksud. Pekerja ialah sumber manusia perniagaan. Pengurusan sumber manusia meliputi perancangan tenaga kerja, pengrekrutan dan pemilihan seperti temu duga, penilaian prestasi serta kebajikan pekerja.
• Tujuan. Menjamin operasi lancar dengan bilangan pekerja berpengalaman dan berkepakaran yang mencukupi. Latihan dan komitmen pekerja terhadap matlamat perniagaan menyokong kejayaannya. Pembangunan kemahiran membantu pekerja menyesuaikan diri dengan perubahan teknologi dan persekitaran, sekali gus mengekalkan daya saing. Sistem upah yang teratur dan kompetitif membantu mengekalkan pekerja serta mendorong produktiviti.

Peranan	Tindakan
Perancangan sumber manusia	Mengambil pekerja, menetapkan dasar pembangunan kerjaya serta menyediakan sistem pertukaran, kenaikan pangkat dan tindakan disiplin.
Latihan dan pembangunan	Menjalankan program induksi dan latihan kemahiran untuk pekerja baharu dan sedia ada. Membina keupayaan pekerja untuk memikul tanggungjawab baharu.
Perkhidmatan pekerja dan kebajikan	Menyediakan kemudahan seperti pengangkutan, rekreasi, kaunseling dan kantin.
Perhubungan industri	Pekerja menyuarakan ketidakpuasan tentang kemudahan majikan melalui kesatuan sekerja. Bahagian ini membantu menyelesaikan pertikaian ketika perundingan.

4.2.3 Bahagian Fungsian Kewangan

• Maksud. Pengurusan kewangan merancang, menyusun, mengarah dan mengawal pembiayaan serta perbelanjaan. Pengurusan aset dan liabiliti yang baik menyokong kelangsungan perniagaan.
• Tujuan. Menyalurkan dana yang terhad kepada aktiviti yang menjanakan keuntungan dan meningkatkan produktiviti. Hasil perlu menampung belanja dan menghasilkan keuntungan. Dana yang mencukupi mengelakkan gangguan operasi.
• Perancangan kewangan. Tetapkan objektif kewangan yang terperinci sebagai panduan kepada bahagian lain.
• Pengagihan sumber kewangan. Agihkan bajet yang telah diluluskan kepada setiap bahagian mengikut peruntukan, masa dan jenis perbelanjaan yang ditetapkan.
• Kawalan kewangan. Pantau perbelanjaan setiap bahagian supaya mematuhi bajet serta elakkan salah urus, penipuan dan penyelewengan.
• Contoh pembahagian tugas. Akauntan menyediakan laporan prestasi untuk menilai untung rugi dan bagi tujuan percukaian. Pegawai kewangan menyemak bajet dan hasil jualan, menyediakan unjuran jualan tunai serta menganalisis maklumat kewangan harian. Pegawai kredit membantu menyelia rekod dan mengurus hutang. Staf kewangan membantu menyediakan penyata kewangan.

4.2.4 Bahagian Fungsian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)

• Maksud. ICT menggunakan teknologi pengkomputeran dan telekomunikasi untuk mengubah, memindahkan, memproses, menyimpan dan melindungi maklumat dengan cepat, tepat dan selamat.
• Tujuan. Sistem dan perisian terkini menjadikan operasi lebih efektif dan efisien. Intranet memudahkan komunikasi dalaman, manakala Internet menyokong komunikasi luaran, jual beli (e-dagang), perolehan bekalan (e-perolehan) dan promosi (e-pemasaran). Pangkalan data menyimpan maklumat seperti rekod pekerja, kewangan, jualan dan pembelian supaya pengurusan boleh mendapatkannya dengan segera. Urus niaga yang lebih pantas boleh meningkatkan keuntungan.
• Peranan. Selaras pembangunan perkakasan, sistem aplikasi dan rangkaian. Lindungi sistem dengan mengehadkan akses kepada pengguna yang dibenarkan dan menyediakan sandaran untuk memulihkan data kritikal semasa kecemasan. Bantu pekerja menangani masalah komputer atau perisian baharu dan cadangkan sistem yang sesuai dengan keperluan perniagaan.

4.2.5 Bahagian Fungsian Penyelidikan dan Pembangunan (R&D)

• Maksud. R&D melibatkan pembangunan produk baharu, penambahbaikan produk sedia ada dan, dalam kebanyakan industri, reka bentuk produk.
• Tujuan. Meningkatkan tahap pengeluaran dan pemasaran serta menghasilkan produk berkualiti dengan kos yang efektif.
• Peranan. Merancang pembangunan atau penambahbaikan produk supaya hasilnya memenuhi keperluan dan kehendak pengguna.
• Contoh. Pasukan Pusat Kejuruteraan Tisu, Pusat Perubatan Universiti Kebangsaan Malaysia (PPUKM) menghasilkan kulit gantian MyDerm. Pencapaian yang diiktiraf oleh Malaysia Book of Records itu turut membuka peluang perniagaan.

4.2.6 Bahagian Fungsian Pembelian

• Maksud. Pembelian melibatkan pertukaran barang atau perkhidmatan antara penjual dengan pembeli menggunakan alat transaksi yang sah.
• Tujuan. Mengawal kuantiti bahan mentah yang dibeli dan mengurus pembelian secara sistematik untuk membantu meningkatkan keuntungan. Tempahan awal bahan mentah dan stok membantu menangani masalah bekalan atau penghantaran.
• Peranan. Menyediakan kontrak bekalan, memilih pembekal yang sesuai dan cekap, memastikan harga yang dibayar berpatutan dan menyemak kuantiti, spesifikasi, masa serta lokasi penerimaan. Keputusan pembelian memerlukan kelulusan pengurusan tertinggi selepas melalui proses yang ditetapkan.

Tatacara pembelian

1. Terima tempahan belian daripada pengurus jualan.
2. Cari pembekal yang sesuai.
3. Dapatkan sebut harga pembekal.
4. Nilai pembekal.
5. Buat pesanan belian.
6. Terima barang daripada pembekal.

4.2.7 Bahagian Fungsian Pengeluaran

• Maksud. Pengeluaran menukarkan input seperti tanah, buruh, teknologi dan bahan mentah kepada output melalui proses transformasi. Output dihasilkan dengan ciri, cita rasa dan kualiti yang ditetapkan.
• Tujuan. Mengurus pengeluaran secara cekap untuk mengurangkan kos dan memaksimumkan keuntungan.
• Peranan. Merancang dan menjalankan transformasi input untuk menghasilkan barang atau perkhidmatan yang menepati standard kualiti serta memenuhi keperluan dan kehendak pengguna.

Kawalan pengeluaran

1. Kawalan awalan. Periksa keadaan mesin dan kualiti bahan mentah serta pastikan tenaga kerja mencukupi sebelum transformasi bermula.
2. Kawalan semasa.
   • Kawalan pengeluaran memastikan proses berjalan lancar dan masalah ditangani segera.
   • Kawalan utiliti mesin meliputi pemantauan penggunaan dan keadaan mesin, penyeliaan berkala dan pembaikan segera jika mesin rosak.
   • Kawalan staf memastikan tenaga kerja mencukupi, bekerja dengan cekap dan menumpukan usaha pada sasaran pengeluaran.
3. Kawalan selepas. Periksa produk secara manual atau automatik bagi memastikan hasil akhir menepati standard kualiti.

4.2.8 Bahagian Fungsian Pemasaran

• Maksud. Pemasaran melibatkan penciptaan nilai produk, penetapan harga, promosi dan pengedaran untuk menggalakkan pertukaran yang memenuhi keperluan pengguna serta mencapai objektif organisasi.
• Tujuan. Menggalakkan pertukaran antara pembeli dengan penjual dan memastikan produk cepat sampai kepada pengguna. Pemasaran yang berkesan mewujudkan permintaan dan boleh meningkatkan keuntungan. Pengurus membentuk strategi berdasarkan sasaran pasaran dan campuran pemasaran.
• Sasaran pasaran ialah pengguna sedia ada atau bakal pengguna yang berpotensi membeli produk.
• Campuran pemasaran menyelaraskan empat unsur untuk memaksimumkan kepuasan pengguna melalui pertukaran nilai.

Unsur	Keputusan utama
Produk	Menyelidik, membangunkan dan menguji produk baharu, merancang pengurusan produk serta menentukan pembungkusan dan jaminan.
Harga	Menentukan nilai produk dan menetapkan harga, dasar harga serta strategi seperti diskaun.
Pengedaran atau pengagihan	Memastikan barang dan perkhidmatan sampai kepada pengguna.
Promosi	Memaklumkan pelanggan tentang produk melalui pengiklanan, promosi jualan atau publisiti.

• Peranan. Kenal pasti sasaran pasaran dengan mengemas kini profil pelanggan. Wujudkan dan tingkatkan permintaan serta kekalkan hubungan dengan pengguna setia yang membeli secara berterusan. Kemas kini tawaran, hasilkan dan edarkan bahan publisiti seperti katalog, serta gunakan saluran promosi seperti akhbar, televisyen, media dalam talian, mel terus, penajaan dan pameran perdagangan. Jalankan penyelidikan pasaran untuk mendapatkan maklum balas tentang produk sedia ada atau yang berpotensi dipasarkan.
• Contoh. Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) menjalankan pemasaran pertanian dengan penglibatan pelbagai pihak, termasuk agensi kerajaan dan swasta.

4.2.9 Bahagian Fungsian Pengagihan

• Maksud dan tujuan. Pengagihan memastikan barang atau perkhidmatan sampai kepada pengguna di tempat dan pada masa yang betul, serta dalam keadaan baik. Saluran agihan dan pengangkutan dipilih mengikut jenis barang serta keperluan pengguna bagi mengelakkan pembaziran masa dan kos.
• Peranan. Kumpulkan, simpan dan label barang dengan baik. Semak tempahan dan betulkan perbezaan sebelum penghantaran. Lengkapkan dokumen, jadualkan kenderaan, selesaikan masalah pengagihan dan isi kekurangan bekalan di lokasi yang memerlukan. Ambil dan agihkan tempahan mengikut ketetapan. Pengagihan menyokong sasaran pengeluaran dan jualan.
• Contoh pengurusan penghantaran. Tetapkan lokasi penghantaran dan rancang kutipan supaya kenderaan pulang dengan muatan. Stok boleh disimpan di gudang sementara menunggu penghantaran. Lori berpendingin sesuai untuk barang sejuk beku, manakala lori atau kereta api boleh membawa muatan berat atau pukal seperti barang kejuruteraan, kereta dan bahan kimia.

Saluran agihan	Cara dan contoh
1. Pengeluar terus kepada pengguna	Pemasaran langsung tanpa orang tengah. Contohnya barang pertanian yang mudah rosak, kapal terbang, pakaian tempahan khas dan perkhidmatan doktor atau guaman. OSRA Exclusive dan ZAWARA Sdn. Bhd. mengagihkan barang terus kepada pembeli, khususnya bagi pesanan dalam talian.
2. Pengeluar melalui peruncit kepada pengguna	Peruncit membeli terus daripada pengeluar dalam jumlah besar dan menjual kepada pengguna. Sesuai untuk barang tahan lama atau barang yang memerlukan nasihat pakar. Contohnya kosmetik, tayar, alat elektrik dan pakaian.
3. Pengeluar melalui pemborong dan peruncit kepada pengguna	Pemborong membeli secara pukal dan menjual kuantiti lebih kecil kepada peruncit. Peruncit menjual mengikut permintaan pengguna. Contohnya gula, beras dan barang dapur.
4. Pengeluar melalui ejen dan peruncit kepada pengguna	Pengeluar melantik ejen untuk memasarkan dan mengedarkan barang kepada peruncit, yang kemudian menjualnya kepada pengguna. Contohnya pakaian berjenama, buku dan majalah.

4.2.10 Bahagian Fungsian Jualan

• Maksud. Jualan ialah urus niaga yang menambah nilai dengan memenuhi keperluan pelanggan dan memberi manfaat kepada pembeli serta penjual. Hubungan yang baik dengan pelanggan menggalakkan mereka kembali.
• Tujuan. Mencapai sasaran jualan perniagaan. Staf perlu memahami undang-undang perlindungan pengguna dan mengetahui jenis perniagaan yang dibenarkan atau dilarang. Mereka juga perlu mampu menjawab soalan dan mempengaruhi keputusan pembelian.
• Peranan. Jual secara bersemuka atau dalam talian. Terangkan jenis, spesifikasi, kualiti, pemasangan dan penggunaan barang. Sediakan sebut harga, runding diskaun dan terma jual beli, beri nasihat teknikal, jadualkan promosi jualan serta kemas kini rekod pelanggan supaya mereka mudah dihubungi.
• Contoh. Pekerja jualan di gerai durian bekerjasama untuk mencapai sasaran jualan. Jurujual buku atau majalah memerlukan pengetahuan asas tentang barang yang dijual. Jualan barang kompleks dan mahal seperti komputer riba memerlukan pengetahuan serta kemahiran yang lebih tinggi.

4.2.11 Bahagian Fungsian Khidmat Pelanggan

• Maksud. Khidmat pelanggan ialah keupayaan perniagaan menyampaikan produk yang memenuhi keperluan dan kehendak pelanggan serta melebihi jangkaan mereka. Khidmat ini diberikan secara konsisten dan berterusan.
• Tujuan. Memastikan pelanggan menerima layanan yang baik. Perniagaan boleh menempatkan staf yang bersikap positif dan melantik pakar teknikal jika produk industri memerlukan penerangan terperinci.
• Peranan. Menjawab pertanyaan tentang barang dan perkhidmatan serta menyediakan pakar untuk memberi maklumat atau nasihat mengikut keperluan pelanggan.
• Contoh. Bahijahdzakaria melayan pelanggan seperti tetamu VVIP sebagai pendekatan untuk memberikan perkhidmatan yang baik.